Muita gente sente necessidade de deixar suas caixas de entrada extremamente organizadas, totalmente limpa, zerada, respondendo os emails que chegam o mais rápido que conseguem. Essa prática pode acabar atrapalhando mais do que ajudando no dia-a-dia do trabalho. Veja as dicas da jornalista Natasha Burton em artigo na web.
1. Mantenha-se focado na tarefa do momento
Se você parar para checar o email todas as vezes que receber uma notificação, vai acabar quebrando a concentração muitas vezes durante o dia.
Em vez disso, feche a aba com seu e-mail quando estiver fazendo algo que requer mais atenção e deixe para checar as mensagens recebidas quando terminar o que está fazendo.
2. Revise melhor o texto dos emails
Quanto mais rápido você trabalhar em algo, mais sujeito a falhas estará o resultado final. Se você responde rapidamente seus e-mails, eles estarão mais propensos a conter erros ortográficos e de formatação que poderiam ter sido evitados se houvesse tempo para revisar o texto.
3. Evite uma resposta muito emocional
Às vezes você recebe um e-mail que vai te deixar irritado. Antes de levar para o lado pessoal, pare para pensar que talvez essa mensagem não deva ser respondida dessa maneira. Tente deixar o e-mail de lado e se acalmar. Depois, responda a mensagem de forma mais racional.
4. Pense criticamente sobre sua resposta
Ao se permitir mais tempo para responder um e-mail, você dá mais espaço para o seu cérebro pensar sobre alguma ideia, pergunta ou problema, em vez de escrever o que primeiro vem à sua mente.
5. Não envie e-mails desnecessários
Quando você tenta, ao máximo, limpar sua caixa de entrada, pode se ver enviando respostas com apenas um Obrigado que vai lotar a caixa de entrada de quem enviou a mensagem. Se você demora mais um pouco para responder, pode ser que tenha algo a mais para dizer.
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